Veilig juridische documenten delen

Beveiliging van informatie en navolging van regels van het beroepenveld

De integriteit van documenten is een belangrijk speerpunt binnen de juridische sector. Documenten bevatten vaak privacygevoelige informatie van cliënten. Het delen of verzenden van de stukken is het meest kritieke moment binnen dit proces. Vandaar dat deze stukken zo goed mogelijk beveiligd moeten zijn. Voor het verzenden van stukken heeft de advocaat meerdere tools tot zijn beschikking. Zo kan men kiezen voor e-mail en (aangetekende) post. Hoewel deze methoden hun voor- en nadelen hebben, wordt er binnen de legal branche nog veel via fax verstuurd. Faxen heeft als voordeel, dat in Nederland een faxdocument dezelfde rechtsgeldigheid heeft als het originele document. In het geval van e-mail kan de rechtbank dit betwisten. Ook kan de tijdsdruk bij sommige zaken bepalend zijn in de keus voor het medium. Wanneer post niet op tijd bij de ontvanger is, is fax de snelste methode.

Productieve inzet van middelen

Naast veiligheid omtrent documentstromen, staan papierreductie en kostenbesparing hoog op de agenda van veel organisaties binnen de juridische sector. Binnen de branche wordt enorm gedigitaliseerd en uit onderzoek blijkt dat juridische organisaties ‘virtualisatie’ van het kantoor als belangrijkste technologische trend voor 2015 zien. Gedreven door deze trend verandert de plaats die fax inneemt binnen het kantoor. Waar een aantal jaar geleden nog veel met een fysiek faxapparaat werd gewerkt, is deze vervangen voor een digitale faxserver. De digitalisering van het faxverkeer is voor veel organisaties een kans om te snijden in de papierstromen. Gebruikers hoeven een fax niet langer te printen, alvorens deze opnieuw wordt ingescand en verzonden. Een faxserver levert het faxverkeer af in een e-mail inbox en kan eenvoudig via dezelfde faxserver doorgestuurd worden. Daarnaast wordt er automatisch een digitaal archief aangelegd, waarin het totale faxverkeer inzichtelijk wordt gemaakt.

Conclusie

Het delen van gevoelige stukken binnen de juridische sector is een bedrijfskritische aangelegenheid geworden. Enerzijds komt dit voort uit de strakke deadlines die advocatenkantoren en rechtbanken hanteren. Hierdoor groeit de behoefte naar snelle efficiëntere methoden voor het delen van documenten. Anderzijds is het van belang dat de veiligheid en integriteit van stukken tijdens het verzendproces gewaarborgd blijven. Een digitale faxserver voorziet in deze behoefte. Meer informatie over fax of benieuwd wat fax kan doen voor uw organisatie? Neem dan contact op met een van onze accountmanangers.