De Schotse klokkenmaker Alexander Bain verkreeg in het jaar 1843 het octrooi op de kopieertelegraaf. Met dit apparaat was het mogelijk om via een elektrisch signaal, een kopie van een origineel document te reproduceren en te versturen. Hoewel Bain de machine zelf nooit gebouwd heeft, wordt de kopieertelegraaf gezien als het eerste fax apparaat. Nou ja een soort van dan, want in 1964 kwam het Amerikaanse bedrijf Xerox met ‘The LDX System’. Dit was het eerste moderne fax apparaat en het begin van de fax zoals je het vandaag de dag kent. Sindsdien zijn er vele varianten op de markt gekomen. Door de opmars van e-mail leek het einde van een tijdperk in zicht. Maar is fax daadwerkelijk zijn houdbaarheidsdatum voorbij en wat is de plaats van fax in het huidige tijdperk?
Uit onderzoek van Davidson Consulting blijkt dat hardware matige fax methodes inderdaad op sterven na dood te zijn. Het onderzoek, uitgebracht in 2013, doet een voorspelling over de internationale fax markt in de komende vijf jaar. In 2014 bedroeg de verkoop van traditionele fax apparatuur wereldwijd $110 miljoen dollar. In 2017 dalen de verkopen al naar $65 miljoen dollar.
In diezelfde periode zal internet fax juist een groei doormaken. In 2014 hadden de verkopen een waarde van $300 miljoen dollar en, als de voorspelling klopt, zal deze markt groeien naar $390 miljoen dollar. De groei is terug te leiden naar de trend van digitalisering en virtualisatie.
In 2015 bijna ieder apparaat waarmee we werken aangesloten op het internet. Denk bijvoorbeeld aan je mobiele telefoon of tablet, maar ook op kantoor neemt de technologie een vogelvlucht. Papierstromen nemen af en bedrijven leggen grote digitale archieven aan. Een digitaal archief is niet alleen heel handig, maar het is ook bij wet verplicht om documenten minimaal zeven jaar lang inzichtelijk te hebben. Fax kan dit proces enorm versnellen. Fax is namelijk niet alleen beschikbaar via het grijze analoge apparaat, maar tegenwoordig ook digitaal in de cloud. Naast het gemak van een digitaal archief is faxen in de cloud ook nog eens efficiënter.
Bijvoorbeeld: in een middelgroot ziekenhuis worden 200.000 faxen per jaar verstuurd. Een gebruiker doet gemiddeld acht minuten over het printen van de fax, opnieuw scannen, verzenden en archiveren. bron: Zorgvisie
In het voorbeeld hierboven is de rekensom snel gemaakt. Het kost ruim 26.000 arbeidsuren per jaar alleen om de fax machine te bemannen. Met een digitale fax oplossing wordt het proces verkort tot minder dan een minuut. De fax komt digitaal binnen en kan via een beveiligde verbinding verder verspreid worden binnen de organisatie. Daarnaast worden alle binnenkomende en uitgaande faxen direct gearchiveerd waardoor ze te alle tijden beschikbaar zijn.
Een digitale fax wordt verzonden via een faxportal welke via een api in verbinding staat met een e-mail server. Er is dus een zekere mate van controle over wie de fax ontvangt, omdat je vooraf een ontvanger toewijst doormiddel van een e-mailadres. Daarnaast is het mogelijk om via e-mail een fax apparaat te bereiken. Zodra het bericht de inbox van de ontvanger bereikt geeft de fax een ontvangst bevestiging. De terugkoppeling staat gelijk aan de traditionele verzendbevestiging van het faxapparaat. Iedere verzonden of ontvangen fax wordt daarnaast automatisch opgeslagen in het archief van de faxportal.
Anno 2015 is fax niet langer alleen een verzendmethode. Wanneer je gebruik maakt van een digitale fax oplossing is het een procesversneller en reduceert het papierstromen binnen de organisatie. Daarnaast wordt automatisch een archief aangelegd waardoor belangrijke documenten eenvoudig zijn terug te vinden. Heeft u na aanleiding van dit bericht vragen of bent u benieuwd wat digitaal faxen kan doen voor uw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen u graag verder!