Digitaal faxen in de financiële sector: snel, veilig en betrouwbaar
Fax is binnen veel sectoren gemeengoed. Ook in de financiële dienstverlening is het medium nog steeds populair. Fax geniet deze populariteit omdat de verzendmethode uiterst betrouwbaar is en een ondertekende fax in Nederland, in tegenstelling tot e-mail, een rechtsgeldige status heeft.
Fax heeft dus nog steeds bestaansrecht maar begint de tand des tijds zeker te voelen. Om een fax te versturen heeft de accountant een faxapparaat nodig. Een faxapparaat is vaak duur in aanschaf en onderhoud, en brengt extra kosten met zich mee door papier en toners. Moderne verzendmethode zijn wat dat betreft een stuk voordeliger. Daarnaast kost faxen via de traditionele methode erg veel tijd, zo blijkt uit onderzoek. Een faxgebruiker doet er gemiddeld acht minuten over om een fax te ontvangen, te verwerken, opnieuw te versturen. Qua kosten en efficiëntie valt er dus nog veel winst te behalen. Zeker ook omdat binnen de financiële sector de behoefte leeft om minder papier te gebruiken en groener te werken.
Uitgebreide informatie? Download de whitepaper
Digitaal faxen
Een alternatief is het faxverkeer te digitaliseren via een faxserver. Een fax die digitaal wordt verzonden, volgt dezelfde route als een analoge fax. Het grote verschil is dat het faxbericht als PDF via e-mail naar de faxserver wordt verzonden. De faxserver stuurt het bericht daarna via analoge faxlijnen naar de ontvanger.
De faxserver regelt ook uw inkomend verkeer. Wanneer u een fax vanaf een analoog apparaat ontvangt, zet de faxserver de fax om naar een PDF bestand en levert deze af in uw persoonlijke e-mail inbox. Het voordeel van deze methode is dat de fax direct wordt afgeleverd aan de ontvanger, zonder dat iemand waarvoor de fax niet bestemd is deze te zien krijgt. Zo blijft de privacy van uw cliënten volledig gewaarborgd.
Voordelen van digitaal faxen
Digitaal faxen heeft een aantal voordelen ten opzichte van een traditioneel faxapparaat. Zo bespaart u direct kosten op onderhoud, de aanschaf van dure toners en reduceert u papier stromen binnen de organisatie. Digitaal faxen heeft nog meer voordelen zoals:
- Documenten blijven optimaal beveiligd zoals u dat bent gewend van het analoge faxapparaat;
- Een overzicht van de ontvangen en verzonden faxen (beschikbaar via de faxportal);
- Middelen binnen het accountancykantoor worden productiever en efficiënter ingezet;
- Papier reductie waardoor het kantoor op milieubewuste manier werkt.
Dienstverlening en veiligheid
Tijdens het verzendproces staat integriteit van uw documenten voorop. Daarom hanteert Faxservice diverse veiligheidsmaatregelen om uw faxverkeer optimaal te beschermen tegen misbruik.
- Geheimhoudingsverklaring;
- Sleutelcode;
- IP autorisatie;
- Autorisatie op e-mail domein;
- Faxrapportage.
Faxservice werkt met een geheimhoudingsverklaring en bewaart faxen desgewenst niet op de faxserver. Zo heeft u altijd controle over uw inkomende- en uitgaande faxen. Daarnaast kunt u voor kritiek faxverkeer afspraken maken over een maatwerk SLA (Service Level Agreement). Verder maakt Faxservice gebruik van IP autorisatie of autorisatie op e-mail domein. U heeft dan alleen toegang tot uw faxverkeer als uw computer is aangesloten op het netwerk van uw organisatie.
Hoe werkt het?
Faxservice integreert het faxverkeer in uw e-mail cliënt. U krijgt een uniek e-mailadres in combinatie met een sleutelcode. De sleutelcode is account gebonden en door meerdere personen binnen de organisatie te gebruiken.
Voorbeeld:
0235318874-39mfkjwie@faxaccountnaam.faxservice.nl
Wanneer u een fax wilt versturen volstaat het om een e-mailbericht te sturen, met de fax als PDF in de bijlage, naar de faxserver met in het onderwerp veld uw sleutelcode en het faxnummer. U hoeft geen ingewikkelde protocollen te doorlopen.
Meer informatie?
In de whitepaper ‘Digitaal faxen van financiële documenten is veilig en goedkoop’ leest u meer informatie over de voordelen en de werking van digitale faxen onvtangen en versturen.
Download whitepaper faxen in financiele sector
Over Faxservice
Faxservice is een label van Informaxion e-messaging uit Haarlem. Dit betekent dat uw faxverkeer via faxservers in Nederland wordt verzonden, u altijd een persoonlijk aanspreekpunt heeft en dat Faxservice eventuele vragen binnen 30 minuten beantwoord. Heeft u vragen over digitale fax of wilt u uw faxverkeer digitaliseren? Neem contact op met Ian de Groote via 023 554 67 77 of gebruik het contactformulier.